Ejemplo de aplicación 3 Sun Microsystems es pionera en un nuevo sistema flexible de asignación de oficinas Parte 2

Las razones varían, pero pueden ser clases, conferencias, visitas a clientes, ausencias por enfermedad, vacaciones, reuniones fuera de la empresa o el trabajo desde la casa. Esto quiere decir que la tercera parte de los edificios de la mayoría de empresas no se utiliza. Además, en el caso particular de Sun, esta cifra probablemente sea mayor, dado que muchos empleados tienen permiso para trabajar desde sus casa para evitar largos desplazamientos hasta las oficinas de la empresa.

Para mejorar la utilización del espacio, Sun desarrolló un innovador programa según el cual la mayoría de los empleados no tiene asignada una oficina única. Esos empleados forman parte del llamado «sistema iWork» y pueden reservar el uso de una oficina para un momento concreto en una de las distintas instalaciones.

Para que todo esto funcione, obviamente deben de llevar consigo los efectos personales que vayan a necesitar, pero lo que realmente permite que este sistema funcione es una tarjeta que los empleados pueden conectar a cualquier terminal de Sun y tener acceso inmediato a todos sus archivos.

El objetivo de Sun con el program a iW ork es tener 1,8 empleados por cada despacho y reducir así drásticamente los costos generales de los edificios. ¿Hasta qué punto funciona bien el sistema? Beveridge estima primero que Sun ha podido retener a 680 empleados, que de otra forma habría perdido, dándoles opciones de trabajar desde sus casa. Segundo, estima que Sun se ahorra actualm ente alrededor de 50 millones de dólares anuales en costos inmobiliarios y que cuando el sistema iW ork esté completam ente instalado perm itirá un ahorro de 140 millones
de dólares anuales.